Lợi ích và rủi ro khi ứng dụng công nghệ trong kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tóm tắt

Nghiên cứu này xem xét việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây trong quy trình kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) tại Việt Nam. Bằng phương pháp nghiên cứu định tính, trên cơ sở khảo cứu các tài liệu có liên quan, bài viết nêu những lợi ích mà công nghệ mang lại, bao gồm: khả năng truy cập dễ dàng, tính liên kết, chính xác thông tin cao, tiết kiệm chi phí đầu tư phần cứng, dữ liệu được cập nhật liên tục và lưu trữ kịp thời, công cụ phân tích đa dạng và khả năng ra quyết định linh hoạt. Tuy nhiên, có một số rủi ro, thách thức khi áp dụng công nghệ này, chẳng hạn như: thiếu các nguồn lực, phiên bản phần mềm cập nhật thường xuyên, chi phí và khả năng chi trả và lo ngại về bảo mật dữ liệu. Dựa vào kết quả nghiên cứu, một số khuyến nghị được đưa ra nhằm hạn chế những rủi ro này. Qua đó, giúp các doanh nghiệp (DN) có thể khai thác lợi ích của công nghệ và thúc đẩy hiệu quả trong hoạt động kế toán của họ.

Abstract

This study examines the adoption of cloud computing technology in the accounting processes of small and medium-sized enterprises (SMEs) in Vietnam. Using a qualitative research approach and a review of relevant literature, the paper highlights the benefits of technology, including easy accessibility, high connectivity, enhanced information accuracy, reduced hardware investment costs, continuously updated and timely stored data, diverse analytical tools, and flexible decision-making capabilities. However, several risks and challenges accompany the adoption of this technology, such as limited resources, frequent software updates, cost and affordability concerns, and data security issues. Based on the research findings, several recommendations are proposed to mitigate these risks, enabling enterprises to fully leverage technological benefits and enhance the efficiency of their accounting operations.

Keywords: cloud computing adoption in accounting, SMEs, benefits, risks.

JEL Classifications: M40, M41, M49.

Đặt vấn đề

Theo số liệu của Tổng Cục Thống kê (2024), SMEs chiếm tới 98% trong tổng số 930.000 DN đang hoạt động, giữ vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế, là trụ cột cho nền kinh tế địa phương, thúc đẩy đổi mới sáng tạo, duy trì và phát triển văn hóa của địa phương. SMEs hoạt động đa dạng với nhiều ngành nghề và lĩnh vực, đóng góp quan trọng vào nguồn thu ngân sách, tạo việc làm và tăng thu nhập cho người lao động.

Sự tiến bộ nhanh chóng của công nghệ trong những năm gần đây đã mang lại những thay đổi đáng kể cho nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có hoạt động kế toán. SMEs tại Việt Nam đang dần nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ trong hoạt động kế toán của mình, việc áp dụng công nghệ trong hoạt động kế toán là hết sức quan trọng đối với các SMEs. Công nghệ có thể tự động hóa các quy trình thủ công, giảm sai sót và nâng cao tính chính xác của dữ liệu tài chính (Phạm Huy Hùng, 2023). Công nghệ mang lại nhiều lợi ích như tính liên kết, chính xác thông tin cao, tiết kiệm chi phí, dữ liệu được cập nhật liên tục và lưu trữ kịp thời, công cụ phân tích đa dạng và khả năng ra quyết định linh hoạt. Tuy nhiên, có một số rủi ro và thách thức khi áp dụng công nghệ này vào hoạt động kế toán, chẳng hạn như: thiếu các nguồn lực, hạn chế về tâm lý của người thực hiện còn ngại thay đổi, khả năng tiếp cận công nghệ mới, chi phí và khả năng tài chính và lo ngại về bảo mật dữ liệu đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc áp dụng công nghệ mới trong hoạt động kế toán của SMEs.

Do vậy, bài viết này được thực hiện nhằm xác định và phân tích một cách rõ ràng hơn về những lợi ích và rủi ro, thách thức mà SMEs ở Việt Nam đang gặp phải với việc áp dụng công nghệ trong hoạt động kế toán của mình. Qua đó, bài viết đề xuất các khuyến nghị nhằm cho phép SMEs tận dụng công nghệ một cách hiệu quả để nâng cao chất lượng công tác kế toán và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh trong bối cảnh chuyển đổi số.

2. Những lợi ích khi ứng dụng công nghệ điện toán đám mây trong hoạt động kế toán tại SMEs ở Việt Nam

Phần mềm kế toán dựa trên đám mây là phần mềm được ra đời và đưa vào sử dụng dựa trên công nghệ điện toán đám mây (Cloud computing). Nó được định nghĩa là một dạng mô hình cung cấp và phân phối các dịch vụ ứng dụng tới người dùng thông qua ứng dụng web hay phần mềm. Phần mềm mang lại rất nhiều lợi ích cho DN khi ứng dụng vào công tác kế toán, cụ thể:

Thứ nhất, SMEs có thể hưởng lợi từ việc truy cập từ xa vào dữ liệu tài chính

Cho phép kế toán viên, chủ DN truy cập và quản lý thông tin kế toán của họ một cách thuận tiện từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Khả năng truy cập từ xa này đặc biệt có giá trị trong môi trường làm việc ngày càng di động và linh hoạt ngày nay.

Thứ hai, ngoài khả năng truy cập thì tính liên kết, cập nhật thông tin rất nhanh chóng

Phần mềm này giúp liên kết thông tin với dữ liệu của hệ thống thuế điện tử, ngân hàng một cách dễ dàng, giúp dữ liệu được tích hợp vào phần mềm một cách chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm công sức, thời gian xử lý dữ liệu. Hơn nữa, các giải pháp dựa trên đám mây này cung cấp khả năng tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác, chẳng hạn như cổng thanh toán hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), cho phép luồng dữ liệu liền mạch giữa các phòng ban và chức năng khác nhau trong tổ chức. Bên cạnh đó, các bản cập nhật phần mềm của nhà cung cấp một cách liên tục mà không gây quá nhiều ảnh hưởng đến hoạt động của người dùng. Nếu so sánh với các phần mềm truyền thống, điều này chính là sự khác biệt rõ rệt nhất.

Thứ ba, lợi ích về tiết kiệm chi phí đầu tư phần cứng

Các phần mềm truyền thống ngoài mức độ cấu hình yêu cầu tối thiểu để có thể hoạt động còn phải xem có tương thích với phần cứng của thiết bị hay không. Đối với một số trường hợp đặc biệt, các phần mềm còn yêu cầu máy chủ và thiết bị chuyên dụng để đáp ứng nhu cầu vận hành. Đây là phần chi phí rất lớn để đầu tư ban đầu đối với nhiều DN. Khi sử dụng phần mềm dựa trên điện toán đám mây, các công ty có thể tiết kiệm được phần chi phí này và chuyển nó thành chi phí vận hành để hoạt động hiệu quả hơn.

Thứ tư, dữ liệu được cập nhật liên tục và lưu trữ kịp thời

Việc lưu trữ dữ liệu trong DN là vô cùng quan trọng. Khả năng lưu trữ của phần mềm này chính là điểm mạnh mà không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được. Trong DN, phần mềm kế toán luôn đứng trước nguy cơ bị mã hoá ổ cứng. Khi đối mặt với việc không may này, có thể vẫn có cách để khôi phục dữ liệu nhưng rủi ro mà DN phải đối mặt là không hề nhỏ. Với phần mềm dựa trên điện toán đám mây, dữ liệu của DN sẽ liên tục được lưu trữ trên đám mây. Mọi sự thay đổi đều được cập nhật liên tục và lưu trữ kịp thời. Và đối với rủi ro một trong các máy tính trong hệ thống bị mã hoá thì cũng không phải là vấn đề gì quá lớn khi chỉ cần một vài thao tác đơn giản, một bản sao mới nhất của dữ liệu sẽ được lưu mới trên đám mây và được cập nhật lại gần như là ngay lập tức trên máy tính đó.

Cuối cùng, đó là lợi ích về công cụ phân tích đa dạng và khả năng ra quyết định linh hoạt

Các công cụ công nghệ trên phần mềm cung cấp khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp kế toán viên có được những hiểu biết có ý nghĩa từ dữ liệu tài chính. Với các tính năng như trực quan hóa dữ liệu, kế toán viên có thể xác định xu hướng, mô hình và điểm bất thường, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định phù hợp hơn (Izzo và cộng sự, 2022). Việc ứng dụng công nghệ cho phép DN tạo ra các báo cáo tài chính toàn diện với tính linh hoạt cao, giúp kế toán viên trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và súc tích. Đặc biệt, các DN triển khai công nghệ điện toán đám mây có thể tiếp cận các công cụ báo cáo trực quan, sử dụng đồ họa và biểu đồ để hiển thị thông tin một cách trực tiếp và dễ hiểu. Những công cụ này cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính và hoạt động của DN, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao hiệu suất vận hành. Nhờ đó, DN có thể đưa ra các quyết định linh hoạt, kịp thời và mang lại lợi ích tối đa trong quá trình quản lý và phát triển.

3. Những rủi ro, thách thức khi ứng dụng công nghệ điện toán đám mây trong hoạt động kế toán tại SMEs ở Việt Nam

Do những lợi thế của công nghệ này mang lại nên hiện nay ngày càng có nhiều SMEs ở Việt Nam áp dụng phần mềm điện toán đám mây. Tuy nhiên, các DN cũng gặp một số rủi ro, thách thức sau:

Thứ nhất, thiếu các nguồn lực, tâm lý của người thực hiện còn ngại thay đổi

Con người là nhân tố quan trọng trong việc thay đổi và ứng dụng công nghệ mới, hiện nay còn nhiều kế toán viên đang sử dụng các phần mềm kế toán truyền thống nên ngại thay đổi, ngại tiếp cận và học hỏi công nghệ mới. Một số kế toán viên ở SMEs có thể muốn tiếp tục sử dụng phần mềm cũ cho các công việc ghi sổ kế toán, mặc dù phần mềm kế toán dựa trên đám mây có thể mang lại những lợi thế đáng kể về hiệu quả và độ chính xác. Việc đào tạo và hỗ trợ sử dụng phần mềm này cũng còn hạn chế, đôi lúc chưa có sự hỗ trợ kịp thời, giúp kế toán xử lý vấn đề phát sinh nhanh chóng.

Thứ hai, phiên bản phần mềm được cập nhật theo chu kỳ và áp dụng đồng bộ

Các ứng dụng kế toán dựa trên nền tảng đám mây luôn duy trì một phiên bản thống nhất cho toàn bộ người dùng. Khi nhà cung cấp triển khai bản cập nhật, tất cả khách hàng sẽ bắt buộc sử dụng phiên bản mới mà không có tùy chọn giữ lại phiên bản cũ. Điều này có thể gây ra những bất tiện nhất định cho khách hàng muốn duy trì môi trường làm việc ổn định và có khả năng dẫn đến xung đột giữa các bên trong quá trình sử dụng và vận hành hệ thống.

Thứ ba, chi phí và khả năng tài chính là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc triển khai công nghệ tại các SMEs

Với nguồn ngân sách hạn chế, SMEs phải đối mặt với thách thức lớn trong việc đầu tư vào phần mềm kế toán. Các khoản chi phí liên quan, bao gồm phí cấp phép phần mềm, nâng cấp phần cứng và đào tạo nhân sự, thường được xem là gánh nặng tài chính đáng kể. Bên cạnh đó, các nhà quản lý SMEs chưa thực sự ưu tiên phân bổ ngân sách cho việc nâng cấp hệ thống kế toán, đặc biệt là đối với những DN có năng lực tài chính hạn chế.

Thứ tư, vấn đề bảo mật dữ liệu là một trong những mối quan tâm hàng đầu khi ứng dụng công nghệ vào quy trình kế toán

Đối với phần mềm kế toán truyền thống, nhà cung cấp có trách nhiệm phát hiện và khắc phục các lỗ hổng bảo mật thông qua cập nhật mã nguồn, trong khi người dùng chỉ cần đảm bảo hệ thống vận hành trên một nền tảng hạ tầng và mạng an toàn. Trong mô hình kế toán dựa trên đám mây, trách nhiệm bảo mật không chỉ thuộc về nhà cung cấp phần mềm mà còn liên quan đến các bên thứ ba cung cấp dịch vụ lưu trữ. Do những lo ngại về rủi ro vi phạm dữ liệu và truy cập trái phép, SMEs có xu hướng thận trọng khi lưu trữ thông tin tài chính trên nền tảng đám mây. Kế toán viên trong SMEs có thể e ngại việc chuyển đổi sang phần mềm kế toán trực tuyến do lo sợ nguy cơ rò rỉ dữ liệu hoặc bị tấn công mạng, đặc biệt trong trường hợp họ chưa được tiếp cận đầy đủ thông tin về các biện pháp bảo mật tiên tiến mà các nhà cung cấp phần mềm uy tín áp dụng.

Cuối cùng, thách thức về cơ sở hạ tầng và khả năng kết nối là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc triển khai phần mềm kế toán dựa trên đám mây tại SMEs

Ở một số khu vực, đặc biệt là vùng sâu, vùng xa và miền núi, SMEs có thể đối mặt với hạn chế về hạ tầng công nghệ, bao gồm kết nối internet không ổn định và nguồn điện thiếu bền vững. Những trở ngại này có thể làm giảm hiệu suất vận hành của hệ thống kế toán trực tuyến, gây khó khăn trong việc truy cập dữ liệu tài chính theo thời gian thực và làm gián đoạn quá trình phối hợp giữa các bên liên quan.

4. Kết luận và khuyến nghị

Việc ứng dụng công nghệ vào quy trình kế toán mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho SMEs. Mặc dù phần lớn SMEs tại Việt Nam vẫn đang trong giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi số, ngày càng nhiều DN nhận thức rõ hơn về những lợi ích mà công nghệ mang lại, bao gồm nâng cao độ chính xác, tối ưu hóa hiệu suất vận hành, cung cấp thông tin tài chính theo thời gian thực và hỗ trợ ra quyết định hiệu quả hơn. Tuy nhiên, quá trình ứng dụng công nghệ vẫn gặp phải nhiều rào cản, rủi ro bao gồm nhận thức hạn chế, tâm lý e ngại thay đổi, chi phí đầu tư, lo ngại về bảo mật dữ liệu, nhu cầu đào tạo nhân sự, thách thức trong tích hợp hệ thống và hạn chế về cơ sở hạ tầng.

Do đó, để hỗ trợ SMEs vượt qua những rủi ro và thách thức này, tối ưu hóa việc áp dụng công nghệ trong kế toán và nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh số hóa, có thể xem xét các khuyến nghị sau:

Sự hỗ trợ của cơ quan Nhà nước

Chính phủ thúc đẩy quá trình chuyển đổi số cho SMEs thông qua nhiều biện pháp hỗ trợ. Cụ thể, các chính sách có thể bao gồm việc cung cấp trợ cấp tài chính hoặc ưu đãi thuế nhằm khuyến khích DN ứng dụng công nghệ. Đồng thời, chính phủ cũng đóng vai trò kết nối, thiết lập quan hệ hợp tác giữa SMEs và các nhà cung cấp công nghệ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi tri thức và thúc đẩy đổi mới sáng tạo.

Cung cấp giải pháp hiệu quả về chi phí

Để hỗ trợ các DN vừa và nhỏ tiếp cận các giải pháp công nghệ phù hợp với nhu cầu và ngân sách, cần triển khai các phương án tối ưu về chi phí. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp giấy phép phần mềm với mức giá ưu đãi, áp dụng mô hình định giá dựa trên đăng ký hoặc khuyến khích sử dụng các phần mềm kế toán mã nguồn mở. Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý có thể thiết lập các chương trình hỗ trợ hoặc trợ cấp nhằm tạo điều kiện cho SMEs tiếp cận các giải pháp công nghệ với chi phí hợp lý, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số.

Đào tạo, nâng cao nhận thức, chuyên môn của kế toán viên

Nâng cao nhận thức và giáo dục kế toán viên trong SMEs về lợi ích của việc áp dụng công nghệ. Điều này có thể được thực hiện thông qua các cuộc hội thảo, tọa đàm và các tài nguyên trực tuyến, nhằm nêu bật những lợi thế của công nghệ trong việc cải thiện quy trình kế toán.

Thúc đẩy SMEs đầu tư vào đào tạo và nâng cao chuyên môn cho đội ngũ kế toán viên là một yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Việc này có thể được thực hiện thông qua các chương trình đào tạo chuyên biệt, tập trung vào ứng dụng công nghệ trong kế toán, bao gồm các khóa học trực tuyến, buổi đào tạo thực hành và chương trình cấp chứng chỉ. Đồng thời, cần khuyến khích kế toán viên liên tục cập nhật những tiến bộ công nghệ mới nhất bằng cách tham gia các hội thảo, diễn đàn chuyên ngành và các hoạt động kết nối, nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

Vấn đề bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu

Để giải quyết các mối lo ngại liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu, cần lựa chọn và sử dụng các nhà cung cấp công nghệ đáng tin cậy, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn cao. Đồng thời, nhằm giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn đối với an toàn dữ liệu, các cơ quan quản lý nhà nước cần tập trung vào việc phát triển các trung tâm dữ liệu dự phòng và nâng cấp hệ thống bảo mật theo các tiêu chuẩn tiên tiến, qua đó nâng cao năng lực phòng thủ trước các mối đe dọa an ninh mạng.

Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tích hợp và hỗ trợ DN trong việc ứng dụng công nghệ

Cần đảm bảo rằng, các giải pháp công nghệ có khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống và quy trình sẵn có, đồng thời thúc đẩy việc thiết lập các tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu và khả năng tương tác giữa các nền tảng. Điều này giúp phần mềm kế toán có thể kết nối dễ dàng với các ứng dụng kinh doanh khác, nâng cao tính đồng bộ và hiệu suất hoạt động. Bên cạnh đó, cần cung cấp hỗ trợ kỹ thuật toàn diện cho SMEs trong suốt quá trình triển khai, giúp họ giải quyết các khó khăn phát sinh và tối ưu hóa việc áp dụng công nghệ vào thực tiễn.

Việc triển khai các khuyến nghị này sẽ giúp SMEs tại Việt Nam vượt qua thách thức và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực kế toán. Qua đó, các DN có thể khai thác tối đa tiềm năng của các công nghệ tiên tiến để nâng cao phương pháp kế toán, tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và thúc đẩy tăng trưởng bền vững trong hoạt động kinh doanh.Bottom of Form

Tài liệu tham khảo

Izzo, M. F., Fasan, M., & Tiscini, R. (2022). The role of digital transformation in enabling continuous accounting and the effects on intellectual capital: the case of Oracle. Meditari Accountancy Research, 30(4), 1007-1026.

Hoàng Đình Hương. (2024). Công nghệ trong hoạt động kế toán tại các SMEs: Cơ hội và thách thức, truy cập từ http://vaa.net.vn/cong-nghe-trong-hoat-dong-ke-toan-tai-cac-doanh-nghiep-vua-va-nho-co-hoi-va-thach-thuc/.

Misa. (2023). SaaS Product – Ưu điểm, thách thức, ứng dụng cho DN.

Phạm Huy Hùng, Trần Mạnh Dũng và Nguyễn Xuân Hướng. (2023). Một số thách thức đặt ra với kiểm toán viên và công ty kiểm toán khi ứng dụng công nghệ mới trong kiểm toán. Hội thảo quốc gia: Chuyển đổi số trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán và Tài chính – Ngân hàng tại Việt Nam, 116-125.

Phạm Thị Hậu. (2023). Chuyển đổi số trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán tại Việt Nam. truy cập từ https://tapchitaichinh.vn/chuyen-doi-so-trong-linh-vuc-ke-toan-kiem-toan-tai-viet-nam.html.