CAAF xây dựng hệ thống đo lường hoạt động tại các cơ quan, tổ chức kiểm toán

Trong giai đoạn 2022-2023, Tổ chức Các cơ quan Kiểm toán tối cao Thái Bình Dương (PASAI) đã ủy quyền cho quỹ Kiểm toán và Trách nhiệm giải trình Canada (CAAF) hỗ trợ xây dựng và triển khai các hệ thống quản lý hiệu quả hoạt động cho các Cơ quan Kiểm toán quốc gia liên bang và Cơ quan Kiểm toán công của các bang. 

Dự án này được thực hiện nhằm xây dựng các Hệ thống giám sát hiệu quả hoạt động (PMS) giúp 2 Cơ quan Kiểm toán tối cao (SAI) tăng cường công tác giám sát và báo cáo hiệu quả hoạt động dựa trên các kế hoạch chiến lược.

Mục đích của PMS là giúp SAI theo dõi thực hiện kế hoạch chiến lược đồng thời nắm bắt các chỉ số hoạt động chính ở cấp độ hoạt động và thiết lập mục tiêu cho các hoạt động chính liên quan đến việc đạt được kết quả đầu ra. Sau quá trình thực hiện, PASAI và CAAF đã xác định 7 bài học quan trọng có thể áp dụng cho nhiều cơ quan, tổ chức kiểm toán trên toàn cầu.

Thứ nhất, xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược lâu dài, hiệu quả. Một trong những nguyên tắc trọng tâm của các cơ quan kiểm toán lập pháp được quản lý tốt là có sự nhất quán trong mọi hoạt động. Tất cả các tài liệu hướng dẫn và giám sát của các văn phòng kiểm toán cũng phải sử dụng ngôn ngữ nhất quán cả trong nội bộ và bên ngoài, tạo thành nền tảng cho PMS.

Thứ hai, tiến tới cải thiện mọi hoạt động. Các cơ quan kiểm toán có thể thực hiện nhiều biện pháp để đạt được các chỉ số, mục tiêu của tổ chức; cần thiết lập nền tảng hoạt động vững chắc sau đó dần mở rộng và hoàn thành mục tiêu.

Thứ ba, tận dụng cơ sở dữ liệu hiện có. Các chỉ số, dữ liệu cơ bản thường đã được thu thập để phục vụ công tác điều hành hoạt động và đây có thể là dữ liệu đầu vào cho các cơ quan kiểm toán. Cơ quan kiểm toán có thể nghiên cứu các phương pháp báo cáo tốt và xác định các chỉ số hoạt động chính cho họ.

Thứ tư, thực hiện các cuộc khảo sát. Các cuộc khảo sát mang lại cơ hội đánh giá nhận thức của các bên liên quan (các đơn vị được kiểm toán, nhà lập pháp, công chúng) khi sử dụng kết quả của cơ quan kiểm toán. Các cuộc khảo sát có thể góp phần đánh giá tính chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả. Các khảo sát có thể tạo ra dữ liệu mới, cập nhật, có thể trở thành thước đo khách quan hoặc được lưu giữ làm bằng chứng bổ sung.

Thứ năm, sử dụng khung kết quả để thiết lập các chỉ số mới. Một khung kết quả được thiết kế tốt sẽ thiết lập một hệ thống phân cấp các bước giúp đạt được các mục tiêu đề ra.

Thứ sáu, biến khả năng lãnh đạo thành yếu tố then chốt của một PMS thành công. Khả năng lãnh đạo là thành phần thiết yếu để triển khai PMS. Lãnh đạo các cơ quan kiểm toán không chỉ thể hiện cam kết bằng cách áp dụng một PMS hợp lý mà còn có thể phân bổ nguồn lực để thu thập dữ liệu và cam kết minh bạch hóa kết quả thông qua các báo cáo.

Thứ bảy, trở thành một cơ quan kiểu mẫu cho các cơ quan của chính phủ. PMS hoạt động không chỉ như một công cụ quản lý mà còn là một cơ chế giải trình trách nhiệm. Bằng cách sử dụng PMS với một khuôn khổ chiến lược, đo lường kết quả và thực hiện báo cáo, các cơ quan kiểm toán có thể xây dựng một cách tiếp cận tốt nhất về quản trị.

CAAF nhấn mạnh, PMS sẽ giúp các cơ quan kiểm toán liên tục đánh giá và so sánh xem thực tế hoạt động có hỗ trợ việc thực hiện mục đích chiến lược không. Điều này sẽ giúp đánh giá tiến độ thực hiện và kết quả theo kế hoạch được quy định trong khung kết quả của mỗi cơ quan kiểm toán.