Bàn về thủ tục hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp

Tóm tắt

Thông tin tài chính và kế toán luôn giữ vai trò trọng yếu, trong việc sử dụng để đưa ra quyết định khác nhau trong mọi đơn vị hoạt động của nền kinh tế hiện nay. Tuy nhiên, điều cần thiết chính là các thông tin đó phải bảo đảm độ tin cậy và tính chính xác, cũng như đáp ứng được các yêu cầu chất lượng. Điều này sẽ đạt được, khi đơn vị có một quy trình kiểm soát nội bộ bên trong hiệu quả. Hướng đến việc bảo đảm sự bền vững trong lợi nhuận, thì việc mua hàng tồn kho và thanh toán luôn được ban lãnh đạo đơn vị nhấn mạnh cần tăng cường thủ tục quản trị. Bằng phương pháp tổng hợp và phân tích các tài liệu, mục tiêu chính của bài viết là cung cấp khung lý luận về chu trình mua hàng trong một hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp (DN). Qua đó, đề ra 03 nhóm giải pháp kiểm soát từng hoạt động chi tiết trong chu trình đó.

1. Giới thiệu

Dù đứng dưới góc độ là kiểm toán viên độc lập hay ban giám đốc của một công ty, mục tiêu cuối cùng là hạn chế những rủi ro tác động đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Do đó, việc hiểu biết về hệ thống kế toán và môi trường kiểm soát để xác định phương pháp kiểm soát, cách thức quản lý của họ là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Khi đề cập đến hệ thống kiểm soát nội bộ của một DN, thủ tục kiểm soát hay các hoạt động kiểm soát cụ thể chính là cách thức mà một tổ chức đề ra để giảm thiểu những tiêu cực có tác động đến tính hiệu quả chung. Việc hiểu biết về kiểm soát nội bộ giúp các bên có liên quan xác định các sai sót tiềm ẩn và các yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro sai sót trọng yếu, cũng như thiết kế bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán tiếp theo hoặc đưa ra các cách kiểm soát trong tương lai.

Kiểm soát tốt giúp quản lý rủi ro của tổ chức tốt hơn và cung cấp sự chuẩn bị đầy đủ, xác định được khả năng ứng phó tốt hơn với những điều chưa biết. Kiểm soát tốt đảm bảo tuân thủ luật pháp, quy định và chính sách. Ngoài ra, kiểm soát tốt cũng tìm cách loại bỏ lãng phí, gian lận, lạm dụng, đồng thời giúp một tổ chức tránh gây tổn hại đến danh tiếng và các hậu quả khác. Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức chỉ được coi là hiệu quả nếu cả năm thành phần (cùng với các nguyên tắc có liên quan) đều hiện diện và hoạt động. Một tổ chức, nếu chỉ thiết kế và triển khai một hệ thống kiểm soát là chưa đủ. Đơn vị phải có các quy trình để đảm bảo tiếp tục đánh giá rủi ro và đánh giá các biện pháp kiểm soát hoạt động hiệu quả, hiệu suất cao. Đồng thời, phải được điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo rủi ro được giảm thiểu đủ để đáp ứng các mục tiêu.

Mặc dù lãnh đạo chịu trách nhiệm, nhưng mọi cá nhân trong một tổ chức đều trách nhiệm đối với các biện pháp kiểm soát nội bộ của tổ chức. Tất cả nhân viên phải có trách nhiệm thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ và truyền đạt các vấn đề trong hoạt động, các sai lệch so với các tiêu chuẩn đã thiết lập và các hành vi vi phạm chính sách hoặc luật pháp. Vì thế, có thể khẳng định rằng, quá trình kiểm soát nội bộ là công việc của tập thể mọi người và hoạt động kiểm soát là điều cần thiết. Trên thực tế, tại một DN, một trong các chu trình quan trọng gắn liền với tài sản của đơn vị chính là mua hàng và thanh toán dòng tiền cho nhà cung cấp. Chu trình này quan trọng, do gắn liền với chi phí phát sinh và giá trị có thể rất lớn. Một trong những biện pháp mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng nghĩ đến, chính là thiết lập thủ tục và hoạt động kiểm soát sao cho hữu hiệu như kỳ vọng. Từ đó, với ý nghĩa và tầm quan trọng này nên mục tiêu của bài viết là cung cấp khung lý luận chung, tổng quát về chu trình mua hàng - thanh toán, những rủi ro có liên quan và các thủ tục, hoạt động hỗ trợ kiểm soát tốt quy trình trên tại các DN hiện nay.

2. Phương pháp nghiên cứu sử dụng

Để đạt mục tiêu đề ra, mọi nghiên cứu đều cần lựa chọn phương pháp nghiên cứu khoa học phù hợp để áp dụng. Trong nghiên cứu này, 03 nhóm phương pháp chính được sử dụng như sau:

Phương pháp phân tích và tổng hợp: phân tích theo nhóm chủ đề, định hướng các vấn đề và tổng hợp ngắn gọn các nội dung chính.

Phương pháp so sánh: đối chiếu hiện tượng, sự việc này với hiện tượng, sự việc khác để thấy rõ các điểm giống và khác nhau theo từng khoảng thời gian.

Phương pháp liệt kê: trình bày thông tin mang tính tương đồng hoặc tương phản với chủ đề, giúp làm nổi bật hướng nghiên cứu; chủ yếu liên quan đến các tài liệu trích dẫn, tham khảo và thường sử dụng trong phần nêu dẫn chứng thực tế trong bài viết.

3. Cơ sở lý thuyết về chu trình mua hàng - thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò then chốt trong hoạt động của mọi DN, bao gồm cả sản xuất và như thương mại. Quản lý tốt chu trình giúp đơn vị duy trì ổn định tài chính, tối ưu hóa thành quả hoạt động, giảm được phần nào rủi ro tài chính lẫn phi tài chính. Việc mua hàng đúng thời gian với giá cả hợp lý, thanh toán đúng hạn hoặc nắm chắt các khoản ưu đãi, sẽ giúp bảo vệ tài sản và duy trì dòng tiền ổn định theo dự toán. Mua hàng chính là việc gia tăng trị giá hàng tồn kho của DN thông qua hoạt động mua sản phẩm từ các bên có liên quan, để tiến hành nhập kho phục vụ cho các hoạt động khác nhau.

Các đơn vị nếu vận hành tốt hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình này sẽ tác động giúp bảo vệ tài sản, ngăn ngừa gian lận, rủi ro, đảm bảo tuân thủ quy trình. Trên thực tế, chu trình này gồm các bước chính như: yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, tiếp nhận hàng hóa và thực hiện thanh toán. Đây là chu trình liên quan đến nhiều bộ phận, tài sản quan trọng, có tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động cũng như tình hình tài chính. Chu trình này giữ vai trò quan trọng, có ảnh hưởng sâu rộng đến các quy trình khác, với những đặc điểm đặc biệt cần được chú ý:

Chu trình liên quan trực tiếp đến các tài sản quan trọng như hàng tồn kho - tiền mặt, khiến dễ phát sinh rủi ro như tham ô, chiếm dụng tài sản.

Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản DN, gồm nhiều loại hàng hóa tồn kho khác nhau sẽ được nhập - xuất liên tục. Việc tồn trữ nhiều mặt hàng với nhiều tính chất, thuộc tính và ở các địa điểm khác nhau làm tăng nguy cơ sai phạm, vì quá trình mua hàng diễn ra thường xuyên và dễ tạo cơ hội cho các sai sót.

Chu trình này bao gồm các bước: đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp. Do nhiều chuỗi hoạt động nên có thể tạo điều kiện xảy ra những gian lận và sai sót nhất định.

4. Các thủ tục, hoạt động kiểm soát áp dụng vào chu trình mua hàng - thanh toán

4.1. Thủ tục kiểm soát đối với quá trình mua hàng

Kiểm soát mua hàng tập trung vào việc kiểm tra đề nghị mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp. Để đảm bảo hiệu quả, các thủ tục kiểm soát quan trọng bao gồm các hoạt động cụ thể sau:

Quá trình mua hàng

Để kiểm soát chặt chẽ quá trình mua sắm, bộ phận mua hàng cần hoạt động độc lập và được giám sát kỹ lưỡng. Quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận như kho hoặc sản xuất, được thể hiện thông qua giấy đề nghị mua hàng. Các thủ tục kiểm soát quan trọng:

Mỗi giao dịch mua hàng đều phải đi kèm với giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt. Chỉ những người có thẩm quyền mới có quyền lập giấy đề nghị, nhằm ngăn ngừa việc mua hàng không cần thiết hoặc vượt quá nhu cầu. Quy trình này cũng giúp phát hiện các dấu hiệu thông đồng giữa nhân viên và nhà cung cấp.

Giấy đề nghị mua hàng phải bao gồm đầy đủ thông tin như bộ phận yêu cầu, người lập đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng hóa và mục đích mua sắm. Ngoài ra, giấy đề nghị phải được phê duyệt và ký bởi người có thẩm quyền. Một bản sẽ được lưu tại bộ phận yêu cầu và một bản gửi cho bộ phận mua hàng.

Cần phân công rõ trách nhiệm lập giấy đề nghị mua hàng cho từng bộ phận để tránh tình trạng trùng lặp yêu cầu.

Giấy đề nghị phải được đánh số thứ tự liên tục để thuận tiện cho việc theo dõi và phát hiện các trường hợp thất lạc. Trong trường hợp mất giấy, bộ phận mua hàng sẽ ngừng tiến hành các thủ tục liên quan đến yêu cầu đó. Cần theo dõi tiến độ của các giấy đề nghị mua hàng đã phát hành để đảm bảo việc xử lý kịp thời.

Những thủ tục kiểm soát này giúp đảm bảo mua hàng đúng nhu cầu, hạn chế sai sót và gian lận, đồng thời tăng cường tính minh bạch trong quy trình mua hàng.

Quy trình phê duyệt mua hàng

Để kiểm soát tốt quy trình mua hàng, cần giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quan trong việc theo dõi và đánh giá nhu cầu hàng tồn kho, đồng thời xác định thời gian xử lý hợp lý giữa việc đề nghị mua hàng và thời điểm nhận hàng. Điều này giúp tránh tình trạng đặt hàng quá sớm, gây tồn đọng vốn và chi phí lưu kho, cũng như tránh đặt hàng quá trễ dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc hàng hóa.

Mở sổ theo dõi các mặt hàng đã đặt và những mặt hàng cần đặt thêm, đặc biệt khi kho không đủ lớn để tránh tình trạng thiếu chỗ lưu trữ. Lưu bản sao các đơn đặt hàng theo địa điểm kho để kiểm soát mức tồn kho. Phân công rõ ràng trách nhiệm xét duyệt đơn đặt hàng cho một cá nhân để tránh tình trạng đặt hàng trùng lặp cho cùng một mặt hàng.

Nếu có định mức tồn kho tối thiểu, việc đặt hàng sẽ được thực hiện khi số lượng hàng trong kho xuống dưới mức đó, nhưng vẫn phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Mức

tồn kho tối thiểu cần được cập nhật thường xuyên dựa trên nhu cầu và cân nhắc giữa chi phí mua và chi phí tồn trữ. Nếu không có định mức tồn kho tối thiểu, việc đặt hàng dựa vào đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu và các đề nghị này cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.

Những biện pháp này giúp đảm bảo quy trình mua hàng hiệu quả, tránh lãng phí và đảm bảo nguồn cung kịp thời.

Lựa chọn nhà cung cấp

Mục tiêu của quy trình này là đảm bảo đơn vị chọn được nhà cung cấp chất lượng với giá cả hợp lý. Sau khi nhận được đề nghị mua hàng đã phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ mời các nhà cung cấp gửi báo giá và tiến hành phân tích, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Việc lựa chọn này cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Với các nhà cung cấp ổn định hoặc mua qua trung gian, quá trình lựa chọn có thể đơn giản hơn, nhưng đối với các giao dịch thường xuyên với nhiều nhà cung cấp và việc kiểm soát chặt chẽ là rất quan trọng. Các thủ tục kiểm soát bao gồm:

Yêu cầu báo giá chi tiết từ các nhà cung cấp, bao gồm chất lượng, số lượng, phương thức giao nhận, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đối chiếu sau này. Đối với hàng hóa giá trị cao, nên áp dụng hình thức đấu thầu.

Cần ít nhất ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập mỗi khi mua hàng với giá trị lớn. Luân chuyển nhân viên mua hàng để tránh tình trạng quen biết cá nhân với một nhà cung cấp duy nhất, từ đó giảm nguy cơ gian lận. Nghiêm cấm nhân viên nhận lợi ích hoặc hoa hồng từ nhà cung cấp và có chính sách nghiêm khắc khi phát hiện vi phạm.

Tất cả thông tin trong bảng báo giá cần được ghi chép và lưu trữ đầy đủ để báo cáo và phê duyệt. Bộ phận ghi chép này nên tách biệt với bộ phận xử lý báo giá để tránh gian lận.

Để kiểm soát tốt quá trình này, cần phân tách rõ ràng giữa các chức năng đặt hàng và chọn nhà cung cấp, đồng thời cập nhật thường xuyên danh sách nhà cung cấp để chỉ giao dịch với những đơn vị có năng lực và đáng tin cậy.

Đặt hàng

Đơn đặt hàng là một chứng từ quan trọng trong việc kiểm soát, được lập ngay sau khi nhà cung cấp được chọn. Bộ phận mua hàng sẽ soạn thảo dựa trên đề nghị mua hàng và kết quả lựa chọn nhà cung cấp. Đơn đặt hàng thường được lập thành ít nhất năm bản, với mục đích và vai trò gồm: một liên lưu tại bộ phận mua hàng để theo dõi tiến độ và sắp xếp theo ngày đặt hàng để sau khi hàng hóa được nhận, bản này sẽ được chuyển vào hồ sơ các đơn hàng đã hoàn thành; một liên gửi cho nhà cung cấp để xác nhận đơn hàng và thông báo về yêu cầu cung cấp; một liên gửi bộ phận nhận hàng để đối chiếu khi hàng được giao.

Các thủ tục kiểm soát quan trọng khi đặt hàng bao gồm:

Mọi đơn hàng có giá trị vượt ngưỡng quy định phải được lập từ đề nghị mua hàng và phê duyệt trước khi thực hiện. Việc phê duyệt này thường do trưởng bộ phận mua hàng hoặc các cấp quản lý có thẩm quyền thực hiện. Chỉ bộ phận mua hàng mới có quyền lập đơn đặt hàng và phải bảo quản các bản sao của đơn đặt hàng một cách cẩn thận, đánh số liên tục để tránh thất lạc hoặc gian lận.

Bộ phận mua hàng cần theo dõi chặt chẽ tiến độ các đơn đặt hàng, đặc biệt trong trường hợp mất đơn hoặc thay đổi nhân sự có thẩm quyền. Cần theo dõi sát sao tình trạng hàng hóa chưa được giao hoặc đang trong quá trình vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng thời gian. Khi phát hiện các đơn hàng bị trễ hạn, bộ phận mua hàng phải nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp để đốc thúc và cập nhật tiến độ.

Thông qua các thủ tục này, DN có thể kiểm soát chặt chẽ chu trình mua hàng, bảo đảm quá trình mua sắm thực hiện theo đúng quy trình, giảm thiểu nguy cơ sai sót và gian lận.

Xác nhận cam kết mua hàng

Đơn đặt hàng do DN lập chỉ là một yêu cầu mua sắm ban đầu và chưa phải là cam kết chính thức giữa bên mua và bên bán, vì vẫn cần sự chấp thuận từ phía nhà cung cấp. Sau khi gửi đơn đặt hàng, DN cần theo dõi sát sao để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý với các điều khoản về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng. Nếu có sự thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được điều chỉnh hoặc lập lại cho đến khi các bên đạt được thỏa thuận cuối cùng. Khi có thay đổi, DN cần thông báo kịp thời cho bộ phận đề nghị mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán. Tất cả tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh đơn đặt hàng phải được lưu trữ cùng với bản gốc và sắp xếp theo thứ tự số đơn đặt hàng. Các đơn đặt hàng bị hủy cũng cần được lưu trong hồ sơ riêng biệt và sắp xếp theo trình tự thời gian.

4.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng

Khi nhận đơn đặt hàng và các tài liệu điều chỉnh (nếu có), bộ phận nhận hàng sẽ lưu chúng theo thứ tự ngày nhận và lập kế hoạch tiếp nhận hàng. Hàng tuần, bộ phận này dựa vào các đơn đặt hàng để lên kế hoạch nhận hàng. Khi nhận, bộ phận cần kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách hàng hóa theo thỏa thuận trong đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Nếu hàng giao không đúng thỏa thuận, bộ phận nhận hàng có thể từ chối nhận và lập biên bản ghi nhận sự khác biệt. Biên bản này phải có chữ ký của cả hai bên và được gửi cho bộ phận mua hàng và kế toán để xử lý sau này. Nếu hàng nhận đúng thỏa thuận, bộ phận nhận hàng sẽ lập báo cáo nhận hàng (bao gồm số lượng, chủng loại, chất lượng) và gửi ba liên báo cáo: một cho bộ phận nhận hàng, một cho kế toán để đối chiếu thanh toán và một cho bộ phận mua hàng để theo dõi. Kiểm soát quy trình nhận hàng:

Việc nhận hàng nên được giao cho bộ phận độc lập, tách biệt với bộ phận đặt hàng. Nếu không có kho riêng, bộ phận nhận hàng cần kiểm soát tất cả hàng hóa mua vào. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và bảo quản cẩn thận. Bộ phận nhận hàng chỉ nhận hàng khi có đơn đặt hàng hợp lệ.

Nếu hàng không đúng yêu cầu, bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận hoặc yêu cầu điều chỉnh. Bộ phận nhận hàng cần kiểm tra chất lượng độc lập đối với những mặt hàng phức tạp và theo dõi tiến độ nhận hàng qua hồ sơ riêng.

Để đảm bảo quy trình kiểm tra chặt chẽ, nên sử dụng các bảng kiểm tra (checklist) để theo dõi đặc điểm quan trọng của hàng hóa, giúp tránh bỏ sót trong quá trình kiểm nhận. Sau khi nhận, hàng cần được chuyển đến vị trí lưu trữ hoặc sử dụng ngay để tránh nhầm lẫn trong các lần mua sau.

4.3. Thủ tục kiểm soát đối với quá trình thanh toán

Kiểm soát nợ phải trả người bán

Việc ghi nhận nợ phải trả vào sổ sách kế toán chỉ được thực hiện khi kế toán nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Quá trình kiểm soát nợ phải trả nhằm đảm bảo việc phê duyệt đúng các khoản nợ, thanh toán đúng hạn, đúng số lượng, chất lượng và giá cả theo thỏa thuận, đồng thời tránh tình trạng thanh toán trùng lặp. Để thực hiện kiểm soát này, cần:

Luân chuyển chứng từ: hóa đơn phải được chuyển ngay đến kế toán công nợ, nơi sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng, biên bản nhận hàng để đảm bảo tính hợp lệ. Bộ phận mua hàng cần thông báo mọi thay đổi về điều kiện mua hàng, chiết khấu cho kế toán. Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn, kế toán phải liên hệ ngay với nhà cung cấp.

Lập kế hoạch thanh toán: kế toán công nợ sẽ theo dõi các khoản đến hạn và chuẩn bị chứng từ thanh toán. Chỉ thanh toán qua ngân hàng, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt. Sau khi được phê duyệt, chứng từ thanh toán sẽ được gửi cho ngân hàng hoặc thực hiện thanh toán trực tiếp, và tất cả sẽ được lưu trữ theo số thứ tự. Khi có hàng trả lại hoặc giảm giá, các chứng từ phải được gửi cho kế toán. Nếu nợ chưa thanh toán, khoản nợ sẽ được điều chỉnh, nếu đã thanh toán và theo dõi việc hoàn trả.

Theo dõi hóa đơn thiếu chứng từ: hóa đơn không có chứng từ liên quan sẽ được chuyển cho quản lý xử lý. Ngoài ra, kế toán theo dõi các hóa đơn đã thanh toán và đóng dấu "đã thanh toán" để tránh thanh toán trùng.

Những biện pháp này giúp đảm bảo thanh toán đúng hạn và hợp lệ.

Kiểm soát thanh toán nợ phải trả

Kiểm soát nội bộ đối với việc thanh toán công nợ cho nhà cung cấp nhằm ngăn ngừa thanh toán khống, thanh toán sai và đảm bảo tính chính xác, minh bạch. Các biện pháp kiểm soát bao gồm:

Phân quyền và phân công trách nhiệm: phân chia rõ ràng nhiệm vụ giữa các bộ phận (mua hàng, kế toán, phê duyệt thanh toán) để tránh xung đột lợi ích và giảm rủi ro. Quy trình thanh toán cần sự phê duyệt từ nhiều cấp để đảm bảo tính chính xác.

Quy trình phê duyệt chặt chẽ: mọi khoản thanh toán phải được phê duyệt qua các bước kiểm tra nội bộ, xác nhận tính hợp lý của khoản thanh toán so với hợp đồng. Đối chiếu định kỳ các khoản nợ giữa sổ sách kế toán và báo cáo tài chính để phát hiện thanh toán sai hoặc khống. Kiểm tra định kỳ sau thanh toán để đảm bảo tính chính xác.

Sử dụng công nghệ: áp dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa quy trình đối chiếu công nợ, giảm sai sót và phát hiện nhanh chóng các khoản thanh toán không hợp lý; tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên và đánh giá nội bộ.

Đào tạo và nhận thức: đào tạo nhân viên kèm theo chính sách thanh toán rõ ràng như xây dựng quy trình thanh toán chuẩn mực, bao gồm yêu cầu chứng từ, phê duyệt và hạn mức thanh toán cho nhà cung cấp; đảm bảo công nợ với nhà cung cấp được đối chiếu định kỳ để phát hiện kịp thời các khoản nợ quá hạn hoặc sai sót trong thanh toán. Báo cáo tài chính cần minh bạch và chính xác.

Tài liệu tham khảo

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, Đại học Kinh tế TP. HCM.

Mai Huỳnh Khánh N. (2019). Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh. Luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM.

Karim, A. A. A., & Topimin, S. (2022). Internal Control System Practices of SMEs in the Manufacturing Sector in Sabah. Conference: The 1st International Colloquium on Accounting and Business at: Perak, Malaysia.

Shabri, S. M., Saad, R. A. J., & Bakar, A. A. (2016). The Effects of Internal Control Systems on Cooperative’s Profi tability: A Case of Koperasi ABC Berhad. International Review of Management and Marketing, 6(8S), 240–245.

Nguyễn Văn C. (2020). Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để nâng cao hiệu quả hoạt động tại Công ty TNHH MTV Thép Đại Thiên Lộc, Luận văn Thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM.

Abstract

Financial and accounting information always plays a vital role to use in making different decisions in every unit operating in the current economy. However, it is essential that the information must ensure reliability, accuracy and meet quality requirements. This will be achieved when the unit has an effective internal control process. Aiming to ensure sustainable profits, the purchase of inventory and payment is always emphasized by the unit's leadership to strengthen management procedures. By synthesizing and analyzing documents, the main objective of the article is to provide a theoretical framework for the purchasing cycle in an enterprise accounting information system, thereby proposing three groups of ways to control each detailed activity in that cycle.

Keywords: internal control, purchasing cycle, control procedures, control activities.

JEL: M42, M41.